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VOCÊ JÁ SABE, MAS NÃO CUSTA LEMBRAR… GUARDA DOCUMENTOS TRABALHISTAS (Parte I):


Coluna publicada no Jornal O Correio de Cachoeira do Sul nos dias 27 e 28/04/2013.

PORTAL JURÍDICO

Por ZARUR MARIANO*
e-mail: 
zarur@zmadvogados.adv.br

VOCÊ JÁ SABE, MAS NÃO CUSTA LEMBRAR…

GUARDA DOCUMENTOS TRABALHISTAS (Parte I):

 


Em face do prazo prescricional para o ingresso de ação trabalhista (art. 7º inciso XXIX da Constituição Federal/88), os documentos trabalhistas e previdenciários deverão ser conservados pelo prazo mínimo de 5 anos, contados da data do pagamento da verba ou de 2 anos contados da rescisão contratual.

O art. 440 da CLT determina que contra os empregados menores de 18 anos de idade não corre prazo prescricional. Sendo assim, quando estes empregados completarem 18 anos é que o empregador deverá iniciar o “prazo de guarda” dos documentos que a estes se relacionarem.
Por disposição legal ou por uma questão de cautela, existem documentos que deverão permanecer arquivados por um prazo maior. Com base no exposto, relacionamos esses documentos.
a) PRAZO DE 2 ANOS:  1) Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
2) Aviso Prévio; 3) Pedido de Demissão.

b) PRAZO DE 3 ANOS: 1) Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) , a contar da data da postagem conforme determina a Portaria MTb nº 1.022/92, art. 1º, § 2º, e a Portaria nº 561/01 art. lº, § 2º; 2) Resumo Estatístico Anual – as empresas de construção devem enviar o Formulário (Anexo II) de resumo estatístico anual, até o último dia útil de fevereiro do Ano subseqüente, devendo manter cópia e protocolo de encaminhamento. Portaria SSST nº 4/95 – NR.18 – item 18.32.2. 95.
3) Registro de Segurança – o livro onde são anotadas as ocorrências relativas a caldeiras e vasos sob pressão tem que ser guardado pelo tempo em que se mantenha o equipamento. NR.13 – Item 13.6.5, Portaria SSST nº 23/94.
c) PRAZO DE 5 ANOS: 1) cartões, fichas ou livros de ponto;
2) recibos de pagamento; 3) recibos de adiantamento salarial; 4) acordos de compensação e/ou prorrogação de horas; 5) solicitação de abono de férias;
6) recibos de abono e gozo de férias; 7) atestados médicos;
8) autorização para descontos não previstos em lei; 9) vale-transporte;
10) guias de recolhimento de contribuição sindical e assistencial para contribuições descontadas e não recolhidas (não corre prazo prescricional); 11) relação de contribuição sindical e assistencial; 12) comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD); 13) recibo de entrega do requerimento Seguro-Desemprego (SD); 14) Mapa Anual de acidentes do trabalho, conforme a Portaria ( MTb nº 3214/78 – NR.4 – Item 4.12, letra j; 15) CIPA, documentos relativos à eleição, conforme NR 5 – Item 5.40, letra J; 16) As empresas obrigadas a constituir o SESMT têm que manter arquivado o comprovante de entrega do mapa de avaliação dos acidentes do trabalho, conforme a Portaria SSST nº 33/83 – NR.4 – Item 4.12-letra J; 17) COFINS – Aplicam-se as normas relativas a determinação e exigência de créditos tributários federais.
Continua na próxima semana.

 

*Advogado, com a colaboração da área especializada do Direito do Trabalho da Zarur Mariano & Advogados Associados, sob coordenação de Maria Luísa Bonini.


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